Zaproszenie na szkolenie – szablon maila do uczestników

Dobrze napisane zaproszenie na szkolenie zwiększa frekwencję i przygotowanie uczestników. To nie tylko formalność, ale pierwszy kontakt z wydarzeniem – który może zbudować ciekawość albo… wylądować w koszu. Oto sprawdzony szablon wiadomości i kilka zasad, które warto znać przed wysyłką.

1. Mail musi być prosty – i konkretny

Uczestnik powinien od razu wiedzieć:

• czego dotyczy szkolenie

• gdzie i kiedy się odbywa

• co będzie potrzebne (notatnik, strój, wcześniejszy materiał)

W Niedźwiedzia 25, gdzie często odbywają się szkolenia z częścią praktyczną, organizatorzy dostają gotowy plan dnia i informacje, które można wkleić do maila. To oszczędza czas i unifikuje komunikację.

2. Szablon maila – do skopiowania

Temat: Szkolenie: [nazwa] – [data i miejsce]
Nadawca: Imię + firma / dział HR
Treść:

Dzień dobry,

zapraszamy Cię na szkolenie [nazwa szkolenia], które odbędzie się [data] o godzinie [godzina] w miejscu:
Niedźwiedzia 25, Sierosław – sala szkoleniowa

Czego się spodziewać:
– [tematy szkolenia – np. negocjacje, prezentacje, współpraca]
– [forma – warsztat, wykład, case study]

Co warto zabrać: [notatnik / laptop / wygodne buty]

W trakcie szkolenia zapewniamy:
– przerwa kawowa, lunch
– dostęp do materiałów

Szacowany czas zakończenia: [np. godz. 16:00]

W razie pytań – jesteśmy pod mailem lub telefonem.

Do zobaczenia!

[Imię + firma]

3. Kiedy wysłać maila?

Najlepiej:

• 10–14 dni wcześniej – pierwsze zaproszenie

• 2–3 dni przed szkoleniem – przypomnienie (z dojazdem i parkingiem)

• dzień po – follow-up lub link do ankiety

W Niedźwiedzia 25 można dodać do wiadomości mapkę, opis obiektu, info o restauracji i noclegach – jeśli ktoś przyjeżdża z dalsza.

Zaproszenie to nie PDF z agendą – to punkt styku z uczestnikiem. Jeśli będzie czytelne i ciepłe – uczestnik przyjdzie przygotowany, a organizator… mniej zestresowany. A Niedźwiedzia 25 dba o to, by wszystko zagrało już od pierwszego maila. Masz pytania? Chcesz nawiązać z nami współpracę i przeprowadzić u nas swoje szkolenie? Napisz lub zadzwoń!