Najczęstsze błędy przy wnioskach o dofinansowanie szkoleń

Proces pozyskiwania dofinansowania na szkolenia bywa prosty — o ile wiemy, czego unikać. Wiele firm traci środki nie dlatego, że nie spełniają warunków, ale przez powtarzające się błędy na etapie wnioskowania. Poniżej zebraliśmy najczęstsze potknięcia oraz praktyczne wskazówki, które pomogą zwiększyć szanse na pozytywną decyzję.

Programy takie jak Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021–2027 (EFS+) czy dotacje z Funduszu Pracy obejmują szerokie wsparcie dla rozwoju pracowników, jednak instytucje oceniają wnioski bardzo szczegółowo.
We współpracy z Fundacją Edukacji Prawnej pomagamy firmom tworzyć poprawne formalnie dokumenty i organizować szkolenia w komfortowych warunkach Niedźwiedzia 25 / IronResorts, gdzie rozwój naturalnie łączy się z regeneracją.
Poniżej lista najczęstszych błędów — i wskazówek, jak ich unikać.

1. Brak kompletnych danych firmy

To jeden z najczęstszych powodów odrzucenia wniosku już na starcie. Brakuje PKD, błędne dane rejestrowe, nieaktualna liczba pracowników.

Dobry krok: przygotowanie pełnej dokumentacji przed rozpoczęciem wypełniania formularza.

2. Ogólnikowy opis potrzeb szkoleniowych

Instytucje odrzucają wnioski, w których szkolenie nie wynika z realnej potrzeby organizacji.
Dużo lepiej działa opis powiązany z celami firmy oraz miejscem realizacji, np. szkolenie wdrożeniowe w przestrzeni N25, które łączy rozwój z elementami regeneracji.

https://www.niedzwiedzia25.pl/

3. Nierealne lub niemierzalne rezultaty

Wielu wnioskodawców wpisuje efekty, których nie da się zweryfikować („zwiększenie motywacji”, „poprawa komunikacji”). Lepszym rozwiązaniem jest konkret: zdobycie certyfikatów, wdrożenie nowych procedur, ukończenie określonych modułów.

4. Błędy w kosztorysie

To jeden z punktów, w których firmy tracą najwięcej. Problemem bywa:
– wpisanie kosztów niekwalifikowalnych,
– niespójność między liczbą uczestników a budżetem,
– kosztorys bez uzasadnienia.

Tu właśnie pomaga skorzystanie ze wsparcia ekspertów oraz organizacja wydarzenia w miejscu, które instytucje traktują jako w pełni zgodne z wymaganiami — np. N25 jako certyfikowane centrum szkoleniowe.

5. Brak obowiązkowych załączników

Najbardziej „bolesny” błąd, bo zwykle wychodzi dopiero na etapie oceny formalnej. Brakuje oświadczeń, harmonogramu, listy uczestników, dokumentów finansowych.

Rozwiązanie: checklisty + wcześniejsze konsultacje.

6. Zbyt późne rozpoczęcie przygotowywania wniosku

Przygotowanie projektu „na ostatnią chwilę” prowadzi do chaosu, błędów technicznych, nieczytelnych opisów i braków formalnych.
Dużo firm łączy przygotowanie wniosku z pracą warsztatową w przestrzeni chillout Niedźwiedzia 25 – w spokoju i z możliwością konsultacji.

7. Niedostosowane miejsce szkolenia

Wnioski odpadają, gdy sala:
– nie spełnia wymogów dostępności,
– nie ma zaplecza technicznego,
– nie zapewnia optymalnych warunków dla uczestników.

Dlatego w projektach pojawiają się lokalizacje takie jak Niedźwiedzia 25 – nowoczesna sala, noclegi, pełna regeneracja i możliwość rozszerzenia programu o elementy wellbeing.

Zobacz bazę szkoleniową: https://www.niedzwiedzia25.pl/biznes

8. Brak spójności między harmonogramem a budżetem

Jeśli w harmonogramie masz 2 dni szkolenia, a koszty opisane są na 3–4 dni, wniosek wraca do poprawy.
Zasada: najpierw logika projektu, potem liczby.

9. Brak konsultacji z ekspertami

Dostępne są bezpłatne konsultacje w instytucjach wdrażających, a mimo to większość firm ich nie wykorzystuje.
Pomoc partnerów, np. Fundacji Edukacji Prawnej, skraca proces i eliminuje błędy formalne.

Podsumowanie

Unikanie powyższych błędów realnie zwiększa szanse na uzyskanie dotacji i skraca czas oceny. A dobrze przygotowane szkolenie — zwłaszcza w formule rozwojowo-relaksacyjnej w IronResorts — wzmacnia kompetencje zespołu i buduje trwałą wartość dla biznesu.